Politique de confidentialité
1. Objet de la présente Charte
La présente charte (ci-après la « Charte ») a pour objet de décrire la politique de l’ASBL Royal Waterloo Golf Club, dont le siège social est établi Vieux Chemin de Wavre, 50 à 1380 Lasne, inscrite à la BCE sous le n° 0407.692.879 (ci-après le « Club ») en matière de traitement de Données à caractère personnel des Internautes, des Membres du Club et des Visiteurs.
Cette politique s'applique à tous les traitements de Données à caractère personnel des Internautes, des Membres du Club et des Visiteurs qui s’effectuent sous la responsabilité du Club, qu’il s’agisse de Données à caractère personnel collectées via le site internet https://www.rwgc.be/fr/édité par le Club (ci-après le « Site ») ou de Données à caractère personnel collectées par tout autre moyen dans le cadre du fonctionnement et des activités du Club.
2. Définitions
Les termes suivants ont, dans la présente Charte, la signification qui suit :
- Les termes « Données à caractère personnel » et « Personnes concernées » ont la signification qui leur est donnée dans le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après « RGPD ») ;
- Le terme « Internaute » désigne toute personne ayant accès à et/ou utilisant le Site ;
- Le terme « Membre » désigne toute personne inscrite auprès du Club en tant que membre adhérent et ayant payé le droit d’entrée et la cotisation annuelle ;
- Le terme « Visiteur » désigne toute personne participant aux activités du Club sans être Membre.
3. Données à caractère personnel traitées par le Club
Lorsque vous naviguez sur le Site en tant qu’Internaute, le Club collecte automatiquement des Données à caractère personnel vous concernant. Ces données (les « Données de navigation ») sont les suivantes :
- votre adresse IP ;
-les données collectées au moyen de Cookies (voyez à cet égard notre Politique de Cookies, disponible sous le lien suivant :
https://www.rwgc.be/images/PDF/2019/190607_Cookie_Policy_-_version_finale.pdf.
Lorsque vous faites une demande d’adhésion auprès du Club, celui-ci collecte auprès de vous, au moyen d’un bulletin de présentation, des Données à caractère personnel vous concernant. Ces données (les « Données d’adhésion ») sont les suivantes :
- les données d’identification personnelles : nom(s), prénom(s), photo ;
- les données de contact : adresse privée, numéro de téléphone privé, numéro de GSM et adresse e-mail ;
- les détails personnels : âge, date de naissance, état civil, composition familiale, nationalité, profession(s), société, fonctions exercées ;
- lien de parenté éventuel avec un (ou des) Membre(s) et parrains soutenant la demande d’adhésion ; et
- les détails sportifs : autre(s) club(s) dont vous êtes membre, handicap, numéro de carte fédérale, homeclub, autres sports pratiqués et clubs où ces sports sont pratiqués, éventuelles responsabilités sportives.
À partir du jour où votre demande d’adhésion est acceptée par le Club, vos Données d’adhésion sont qualifiées de « Données de Membres ». Les identifiants attribués par le responsable une fois l’adhésion finalisée seront également des Données de Membres.
Lorsque vous vous inscrivez sur le Site en tant que Visiteur afin de réservez un terrain auprès du Club, celui-ci collecte auprès de vous, au moyen d’un formulaire, ou auprès de Mygreenfee.com, des Données à caractère personnel vous concernant. Ces données (les « Données de réservation ») sont les suivantes :
- les données d’identification personnelles : nom, prénom, code postal, pays ;
- les données d’identification électroniques : GSM, adresse e-mail ; et
- les détails personnels : date de naissance, numéro de carte fédérale.
Les données bancaires que vous fournissez dans le cadre du paiement de votre réservation ne sont pas collectés par le Club. Elles sont uniquement collectées par l’exploitant du service de réservation CCV, conformément à sa politique de protection de la vie privée, qui peut être consultée ici : https://www.ccv.eu/be-fr/a-propos-de-ccv/declaration-de-confidentialite/
Lorsque vous participez à des concours ou des activités organisées par le Club ou encadrées par celui-ci, le Club traite des Données à caractère personnel vous concernant qui ont préalablement été collectées par le Club. Ces données (les « Données de participation ») sont les suivantes :
- les données d’identification personnelles : nom, prénom, titre, adresse (privée et professionnelle), numéro de téléphone (privé, professionnel) ;
- les données d’identification électroniques : GSM, adresse mail ; et
- les détails personnels : âge, sexe, date de naissance, nationalité.
4. Finalités du traitement
Les Données à caractère personnel vous concernant qui sont collectées par le Club sont enregistrées sous forme électronique. Elles sont traitées pour les finalités spécifiques suivantes :
Les Données de navigation sont traitées pour les finalités suivantes :
- La mise à disposition de contenus ;
- L’optimisation de votre expérience sur le Site ;
- L’évaluation statistique de la fréquentation du Site, en vue d’en améliorer le contenu et le fonctionnement.
Les Données d’adhésion sont traitées pour les finalités suivantes :
- L’instruction et la gestion de la demande d’adhésion, et d’éventuelles demandes subséquentes.
Les Données de Membres sont traitées pour les finalités suivantes :
- L’exercice des activités du Club et des services qu’il offre ;
- La promotion de l’activité du Club et des services qu’il offre ;
- L’instruction et la gestion des demandes adressées au Club par les Membres ;
- La communication entre les Membres, notamment par la mise à disposition de données de contact via l’espace membre du Site.
Les Données de réservation sont traitées pour la gestion des réservations.
Les Données de participation sont traitées pour l’exercice, la gestion et la promotion des concours et autres activités organisées par le Club ou encadrées par celui-ci.
5. Bases légales
Les Données de navigation sont traitées pour les intérêts légitimes du Club (article 6, 1., f), du RGPD), à savoir pour mettre le contenu du Site à disposition et pour permettre le bon fonctionnement du Site, son amélioration et une expérience optimale sur ce dernier.
Les Données de Membres sont traitées pour les intérêts légitimes du Club (article 6, 1., f), du RGPD), à savoir pour permettre au Club d’exercer et de promouvoir ses activités, d’assurer sa bonne gestion, d’offrir et de promouvoir ses services, d’instruire et de gérer les demandes qui lui sont adressées par les Membres. Certaines Données de Membres sont également traitées pour permettre au Club de satisfaire à ses obligations légales, notamment son obligation de tenir un registre des Membres.
Les Données d’adhésion sont traitées car elles sont nécessaires à l’exécution de mesures précontractuelles (article 6, 1., b), du RGPD), à savoir l’obtention de la qualité de Membre par la personne concernée.
Les Données de réservation sont traitées car elles sont nécessaires à l’exécution du contrat de réservation avec le Club (article 6, 1., b), du RGPD).
Les Données de participation sont traitées dans l’intérêt légitime du Club (article 6, 1., f), du RGPD), à savoir l’exercice, la gestion et la promotion des concours et autres activités organisées par le Club ou encadrées par celui-ci.
Toutes les fois où la base légale du traitement est l’intérêt légitime du Club, le Club veille à ce que l’impact du traitement soit aussi limité que possible et ne porte pas atteinte aux libertés et droits fondamentaux de la personne concernée.
Si la personne concernée refuse de communiquer certaines Données indispensables au traitement, il se peut que le Club ne soit pas en mesure de traiter la demande qui lui est soumise ou d’offrir les services qui lui sont demandés.
6. Durée de conservation des Données à caractère personnel
Les Données de navigation sont conservées conformément à la Politique de Cookies (https://www.rwgc.be/images/PDF/2019/190607_Cookie_Policy_-_version_finale.pdf).
Les Données d’adhésion sont conservées pendant la durée de la procédure d’affiliation. Si la demande d’affiliation n’est pas acceptée, ces données seront supprimées à l’expiration d’un délai de 10 ans suivant la date du refus. Si la demande d’affiliation est acceptée, les Données d’adhésion deviennent des Données de Membres et sont alors conservées pendant la durée de l’affiliation du Membre et ensuite pendant 10 ans, sauf si le Club a des motifs légitimes de les conserver plus longtemps, tels que des motifs historiques si, par exemple, le Membre a été président du Club ou a fait partie du conseil d’administration, ou s’il a remporté des concours, s’il est affiché sur le mur des « hole in one » ou s’il s’est démarqué de toute autre manière dans la vie du Club.
Les Données de réservation et les Données de participation seront conservées le temps nécessaire pour fournir le service sollicité et ensuite pendant 2 ans.
Les Données à caractère personnel pourront être conservées plus longtemps si le Membre, le Visiteur ou l’Utilisateur y consent ou si les délais légaux requis par toute règlementation à laquelle le Club est soumis le prescrivent.
7. Communication des Données à caractère personnel
Les Données à caractère personnel ne sont transmises qu'au personnel du Club chargé de traiter les demandes ou de gérer les services. Tous les employés du Club ayant accès à des Données à caractère personnel sont liées par un devoir de confidentialité.
Les Données à caractère personnel collectées ne servent qu’aux usages décrits ci-dessus et ne seront en conséquence jamais vendues à d'autres personnes physiques ou morales liées ou non au Club, ni autrement utilisées à des fins lucratives. Certaines Données de Membres (notamment les noms, prénoms, adresses e-mail ou numéros de téléphone) peuvent être transmises à des Membres du Club dans le cadre de l’organisation d’activités du Club. Des Données de Membres peuvent également être transmises à des tiers situés dans l’Espace Économique Européen qui peuvent intervenir directement ou indirectement dans l’exercice de l’activité sportive du Club (la fédération, la presse, les fournisseurs et sous-traitants, etc.) et/ou dans le cadre de compétitions, lorsque cela s'avère nécessaire pour le traitement de la demande du Membre, du Visiteur ou de l’Internaute ou lorsque cela s’avère nécessaire pour la gestion ou la promotion des services offerts par le Club. Le Club met tout en œuvre pour que de tels transferts se fassent toujours dans le strict respect du RGPD. Le Club ne procède à aucun transfert de vos Données à caractère personnel en dehors de l’Espace Économique Européen.
Le Club a mis en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos Données à caractère personnel contre la perte, le vol, l'usage abusif ou l'altération.
8. Vos droits sur vos Données à caractère personnel
Toute personne concernée par un traitement de Données à caractère personnel effectué par le Club dispose des droits énumérés aux articles 15 à 22 du RGPD et précisés ci-dessous. Ces droits ne sont toutefois pas absolus et le Club se réserve le droit de refuser de donner suite à une demande d’exercice d’un droit en dehors des limites prévues par la loi.
Ces droits sont les suivants :
- Droit d’accès à ses Données à caractère personnel par la personne concernée, c’est-à-dire le droit d’obtenir du Club la confirmation que ses Données à caractère personnel sont ou ne sont pas traitées ainsi que certaines informations quant à ce traitement, et le droit d’obtenir l’accès auxdites Données ;
- Droit de rectification des Données à caractère personnel qui seraient inexactes, en ce compris le droit d’obtenir que les Données incomplètes soient complétées ;
- Droit d’obtenir l’effacement de ses Données à caractère personnel lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou lorsque la personne concernée retire son consentement (et qu’il n’existe pas d’autre base légale justifiant le traitement) ;
- Droit à la limitation du traitement de ses Données à caractère personnel ;
- Droit à la portabilité des Données à caractère personnel, c’est-à-dire le droit pour la personne concernée d’obtenir les Données à caractère personnel la concernant qu’elle a fournies au Club dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et le droit de transmettre ou faire transmettre ces Données à un autre responsable de traitement sans que le Club ne puisse y faire obstacle ;
- Droit d’opposition au traitement de ses Données à caractère personnel, permettant à la personne concernée de demander au Club de ne plus traiter ses Données sous certaines conditions.
Toute demande relative à l’exercice de ces droits peut être adressée au Club par e-mail (infos@golfwaterloo.be) ou par courrier (Vieux Chemin de Wavre, 50 - 1380 à Lasne). La réponse sera apportée, via le même canal de communication, dans les meilleurs délais et au plus tard dans le mois à compter de la réception de la demande. Aucun paiement ne sera exigé par le Club, sauf si les demandes sont manifestement infondées ou excessives (si elles ont un caractère répétitif par exemple).
9. Demandes d’information et réclamations
Toute demande que vous auriez à propos du traitement de vos Données à caractère personnel par le Club peut être adressée par e-mail (infos@golfwaterloo.be) ou par courrier (Vieux Chemin de Wavre, 50 - 1380 à Lasne). Si le Club ne donne pas une suite satisfaisante à une demande que vous lui adresseriez, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données (https://www.autoriteprotectiondonnees.be).
Charte établie le 24 mai 2019 à Lasne.